如何准备和举办一场盛大的活动？活动经理指南

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为了确保您的活动给人留下正确的印象并在参与者的记忆中留下愉快的回忆，请仔细考虑最小的细节。看来，当一位著名演讲家在台上演讲时，谁会注意到没有笔呢？但正是这些小事情构成了这次活动的整体印象。文章讨论了组织活动时应考虑的事项以及管理中应注意的方面。


奥尔加·加特契纳
iConText 集团营销传播主管
举办活动是业务发展的有效工具。它包括交流专业经验、建立人际网络 新线索 和促进商业利益。根据目标的不同，线下活动可以采取不同的形式：会议、商务早餐会、圆桌会议等。

它们解决哪些营销和传播任务：

吸引新客户；
寻找潜在的合作伙伴；
提高公司品牌知名度；
公司新产品或服务的信息和公关支持；
形成积极的品牌形象。

组织和举办活动涉及许多需要牢记的细节。例如，场地位置是否方便，受邀嘉宾会不会很难找到它，是否有水，徽章是否正确签名，演讲者的演示是否准备好等等。每个阶段准备的这些小事情决定了您的活动将如何进行去整体活动。

我们收集了 10 个在组织活动时绝对值得关注的要点。无论项目规模如何，这些建议都是相关的：您正在举办一场亲密的线下商务活动、一场邀请大量嘉宾的大型会议，或者一次企业假期。
1. 前往网站的方式和网站本身的导航
如果您的场地位置不是很方便，请务必想好几种路线选择，并与已确认参加活动的客人分享。例如，该活动计划在商务中心或斯科尔科沃塔楼之一举行。即使对于已经去过这个地方的人来说，导航到那里也很困难。对于第一次参加活动的客人我们能说些什么？

建议：照顾他和他的神经。准备活动时，与现场工作人员协商一致，安排路线主要地点的导航。如果在客人聚会期间，工作人员中的几位也能指导参与者，那就更好了。这种方法表明您关心活动的客人。此外，这将增加达到最大人数的机会。

在网站上放置导航标志，标识主要区域：登记处、衣帽间、茶歇区、演讲室等。

2.常见问题解答
在组织和举办任何活动时，提前准备好常见问题的答案：如何到达那里、是否有停车位等。它们可以以简短的 PDF 文件的形式发布，可以轻松地从手机打开，或制作进入网站/登陆页面上的单独部分。该文件可以提前发送给所有已确认参加商务活动的人。这将使您避免在不必要的沟通上浪费时间。

请务必留下您的团队主办方的联系方式，他们将能够及时回答客人的问题并解决活动准备过程中或活动过程中出现的任何困难。
3. 水
看起来，还有什么比这更平庸的呢？但出于某种原因，这并不是最明显的事情，尽管它是如此必要。确保活动期间现场有冷却器。或者，提前为您的客人购买单独的水瓶。
4. 徽章
酷的设计并不总是成功的关键。想象一下这种情况：您的设计师一直在仔细研究视觉效果，但结果是，所有参与者都只能看到硬币的一面（而且通常不是预期的一面）。事实上，徽章是为了适合一个登山扣而设计的。它只有一侧工作并且不断翻转。

解决方案非常简单：订购带有两个登山扣切口的徽章或进行双面设计。准备时还需要考虑什么：如果活动涉及社交，那么在徽章上不仅要注明名字和姓氏，还要注明公司名称。这将简化会议时的沟通。


5、有前途并不意味着结婚。
举办商务活动时，请遵守一开始向客人做出的所有承诺。在我的实践中，有一个案例，组织者在网站上非常漂亮地描述了一场活动，承诺提供精彩的内容、款待和大师班，但最终只实现了所宣布的 20%。这会立即破坏信任。下次，潜在的参与者会考虑十次是否来找你。请在准备活动时考虑到这一点。
6.知识就是力量
向帮助组织活动的同事介绍要点：活动内容、休息时间、手机充电地点等。当客人接近接待处的员工时，他会感到非常不愉快。不知道基本问题的答案。因此，要确保每个人都处于同一个信息场。
7. 扬声器
经验丰富的专家并不总是出色的演讲者。为了避免活动期间出现意外情况，请务必提前与他们讨论内容。安排一些排练，听听人们的谈话。评估他们的外观和信息呈现。如果可能，接管演示文稿的视觉效果或提供单个模板。

实践案例：我正在为学生准备与最大银行的一位高级员工的在线聚会。他是一个忙碌但经验丰富的人。没有时间排练。我对他有100%的信心。想象一下，当他在关闭摄像机的情况下进行广播并且在整个广播过程中都没有打开它时，我感到多么惊讶。他也没有回应我的要求。从那时起，我就将要点写在检查表上并经常进行排练。
8. 技术
组织和举办活动的关键规则之一是检查现场的技术设备：灯光、声音、麦克风、答题器、屏幕保护程序的显示和演示文稿（这样的例子不胜枚举）。提前这样做。

更好的是，将任务委托给您团队中的技术专家或受邀的员工，其职责范围将是整个技术部分。如果出现问题，他会很快找到最优的解决方案，因为至少那一刻你可能不在身边。
9. 多样性
如果你看一下商业活动的日历，就会发现有上百万个活动。其中许多都是相同的。例如，99%的会议都遵循相同的原则：酒店会议室、茶歇区、不间断的报告。为了组织一场高水平的活动并吸引观众，需要添加一些转折：有趣的场地、主题、非标准节目等。

例如，我曾经举办过一次专门讨论关爱人和商业艺术的会议。 “艺术”一词成为发展这一概念时的关键词。因此，我选择了一个合适的场地——非常精致，有点像现代艺术画廊。我用画架作为导航台，用石膏雕塑来装饰餐饮区。视觉语言和细节非常重要。所有元素的结合使您的活动与众不同并与众不同。